Finalidad del Sistema Interno de Información

Colegio Privado Concertado Madre de Dios, en adelante EL COLEGIO, dispone de un Sistema Interno de Información como cauce preferente para que las personas incluidas en su ámbito de aplicación puedan comunicar posibles infracciones normativas, conductas contrarias a la normativa interna o hechos comprendidos en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

El Sistema se gestionará conforme a la Ley 2/2023, al Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos, a la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, y a las restantes normas laborales, educativas, administrativas, penales o sectoriales que resulten aplicables en función de los hechos comunicados.

El canal no es el cauce ordinario para formular quejas, sugerencias, reclamaciones académicas generales, incidencias administrativas o conflictos cotidianos de convivencia. Estas cuestiones se dirigirán a los procedimientos habituales del Colegio, salvo que los hechos puedan revelar una infracción normativa relevante, una conducta irregular grave o un riesgo para las personas o para la entidad.

Vías para presentar una comunicación

El apartado específico del sitio web corporativo informará, de forma clara y accesible, sobre el funcionamiento del Sistema, las garantías aplicables, los canales externos competentes y las vías habilitadas por EL COLEGIO.

La vía electrónica escrita será el formulario seguro del Sistema Interno de Información. El contenido enviado no se remitirá como denuncia a una cuenta de correo electrónico. Se incorporará directamente al entorno privado del Sistema y quedará accesible únicamente para el Responsable del Sistema y, cuando proceda, para las personas expresamente autorizadas por razón de sus funciones y bajo el principio de necesidad de conocer.

La persona informante podrá utilizar asimismo las demás vías escritas o verbales que EL COLEGIO publique. A solicitud de la persona informante, la comunicación también podrá realizarse mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días. Las comunicaciones recibidas por correo postal, teléfono, reunión presencial u otra vía habilitada serán registradas por el Responsable dentro del mismo Sistema, preservando su confidencialidad y trazabilidad.

La persona informante puede acudir directamente a los canales externos de las autoridades competentes, entre ellos el canal externo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. (AIPI), disponible en https://www.proteccioninformante.gob.es, así como a los órganos autonómicos o de la Unión Europea que resulten competentes.

Información que conviene facilitar

El formulario no solicitará el nombre, los apellidos, el documento de identidad, el teléfono, el cargo ni otros datos identificativos de la persona informante. Tampoco será necesario crear una cuenta de usuario en WordPress.

Para que la comunicación pueda ser valorada adecuadamente, es importante aportar información concreta y suficiente sobre los hechos. La ausencia de alguno de los elementos indicados a continuación no impedirá por sí sola la presentación o tramitación cuando exista información mínima que permita analizarla.

• Qué ocurrió o qué conducta se considera irregular.
• Cuándo y dónde sucedieron los hechos o durante qué periodo se produjeron.
• Qué personas, áreas o actividades podrían estar relacionadas, cuando se conozcan.
• Cómo se tuvo conocimiento de los hechos.
• Qué documentos, mensajes, imágenes u otras evidencias pueden ayudar a comprobarlos.
• Cualquier otra circunstancia relevante para comprender la comunicación.

Comunicación sin identificación

La comunicación podrá presentarse sin facilitar datos identificativos ni una dirección de correo electrónico. La persona informante podrá consultar y continuar la comunicación mediante el localizador y la credencial secreta generados al finalizar el envío.

El formulario no solicita una dirección de correo para avisos. La persona informante deberá guardar sus credenciales y consultar periódicamente el buzón seguro para conocer las actualizaciones.

Documentación adjunta y protección de la identidad

La persona informante podrá adjuntar documentación que resulte relevante para comprender o acreditar los hechos. Los archivos no se incorporarán a la Biblioteca de Medios de WordPress, no dispondrán de una dirección pública permanente y no se enviarán por correo electrónico. Se almacenarán en un repositorio privado, cifrados y con nombres internos que no revelen su denominación original.

El nombre original del archivo permanecerá protegido y no se mostrará ordinariamente al Responsable. El Sistema empleará denominaciones neutras, como «Documento 1». Su revelación excepcional requerirá autorización específica, una necesidad justificada y registro de auditoría.

Ocultar un texto mediante una forma, un rectángulo o un color puede no eliminarlo del archivo. Cuando se suprima u oculte información, debe hacerse de forma efectiva. Los adjuntos serán sometidos a una revisión de pertinencia y seguridad; podrán conservarse, restringirse, sustituirse por una copia de trabajo sanitizada o eliminarse cuando contengan datos manifiestamente innecesarios o cuando así lo exija la normativa aplicable.

Envío, registro y credenciales de acceso

El Sistema validará la información y los archivos en el servidor, creará el expediente en el entorno privado, registrará la fecha de recepción y las actuaciones iniciales, y asignará un localizador aleatorio y una credencial secreta de alta seguridad.

La credencial secreta se mostrará una sola vez y no se almacenará en formato legible. No será enviada por correo ni podrá ser consultada por el Responsable del Sistema. El localizador y la credencial deberán guardarse en un lugar seguro.

La versión inicial del Sistema no permitirá recuperar la credencial mediante correo electrónico ni mediante preguntas personales. Si se pierden las credenciales, podrá presentarse una nueva comunicación indicando, si se conserva, el localizador anterior.

Buzón privado y comunicaciones

La persona informante podrá acceder a su buzón mediante el localizador y la credencial, sin disponer de una cuenta WordPress. Dentro del buzón podrá consultar el estado general, leer el acuse y los mensajes del Responsable, responder, aportar información adicional y adjuntar nuevos documentos.

El contenido de la tramitación se comunicará exclusivamente a través del buzón seguro. No se enviarán avisos automáticos por correo cuando exista una actualización; la persona informante deberá consultar el buzón periódicamente.

Retirada de colaboración, retractación y correcciones

No existirá un formulario independiente de desistimiento. La persona informante podrá utilizar el buzón para comunicar que no desea continuar colaborando, retractarse o corregir información y aportar aclaraciones.

La retirada de colaboración o la retractación no implicará automáticamente el archivo, la eliminación de la comunicación ni la paralización de las actuaciones. EL COLEGIO podrá continuar la tramitación cuando existan indicios suficientes, riesgos para terceros, obligaciones legales de actuación u otras razones justificadas.

La retractación o corrección se incorporará como una nueva actuación y no modificará silenciosamente la comunicación original, con el fin de preservar la integridad y trazabilidad del expediente.

Procedimiento de gestión

• Registro: la comunicación se incorpora al Libro-Registro y recibe un código de identificación. El acceso queda limitado al personal expresamente autorizado.
• Acuse de recibo: se remite dentro de los siete días naturales siguientes a la recepción, salvo que pueda poner en peligro la confidencialidad.
• Valoración preliminar: el Responsable decide, en un plazo no superior a diez días hábiles desde la entrada en el registro, si procede admitir, inadmitir motivadamente, solicitar aclaraciones, remitir a otro cauce o trasladar a la autoridad competente.
• Comunicación de la decisión inicial: la admisión o inadmisión se comunica dentro de los cinco días hábiles siguientes a la decisión mediante el buzón, con las excepciones previstas por confidencialidad, investigación o derechos de terceros.
• Investigación: se realizan las actuaciones necesarias y proporcionadas para comprobar los hechos y pueden solicitarse aclaraciones o documentación adicional a través del buzón.
• Conclusión y decisión: se documentan hechos, actuaciones, evidencias, conclusiones y medidas o traslados procedentes.
• Resolución y cierre: antes de cerrar, el Responsable publica una explicación suficientemente detallada del resultado, sus razones principales, las actuaciones generales comunicables y los siguientes pasos.

Información suficiente al finalizar el expediente

EL COLEGIO establece como obligación interna que la persona informante reciba una respuesta comprensible y suficientemente motivada al finalizar la tramitación. No bastará con comunicar expresiones genéricas como «archivada», «inadmitida» o «resuelta».

Cuando no sea posible facilitar determinados detalles, el Responsable proporcionará al menos una explicación general suficiente y registrará separadamente, en una nota interna, las razones que limitan la información. No se permitirá el cierre silencioso del expediente.

• El resultado adoptado.
• Una síntesis de la valoración realizada.
• Las razones principales de la admisión, inadmisión, archivo, remisión o conclusión.
• Las actuaciones generales llevadas a cabo.
• Los siguientes pasos o la indicación de que la tramitación ha finalizado.
• La referencia a otras vías disponibles cuando resulte procedente.

Plazo máximo de respuesta

El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación no será superior a tres meses desde la recepción de la comunicación. Si no se hubiera remitido acuse de recibo, el cómputo se efectuará desde el vencimiento del plazo de siete días posteriores a la comunicación. En casos de especial complejidad que requieran una ampliación motivada, el plazo podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.

Almacenamiento, acceso y auditoría

Las comunicaciones, mensajes y actuaciones se almacenarán en estructuras privadas propias del Sistema, separadas de los contenidos ordinarios del sitio web. Los datos sensibles se cifrarán a nivel de aplicación y los archivos adjuntos se almacenarán en una ubicación privada y cifrada.

La clave de cifrado no se almacenará en la base de datos. La condición de administrador ordinario de WordPress no atribuirá por sí sola acceso funcional a las comunicaciones.

El Sistema registrará los accesos, cambios de estado, mensajes, descargas, revelaciones excepcionales, asignaciones, conflictos de interés, exportaciones autorizadas, decisiones de conservación y demás actuaciones relevantes, sin reproducir en auditoría el relato, el correo ni el contenido de los documentos.

Protección de datos y conservación

El tratamiento principal de los datos se basa en el cumplimiento de las obligaciones legales aplicables a EL COLEGIO, y no en el consentimiento de la persona informante. La tramitación y la consulta del buzón no requieren facilitar una dirección de correo electrónico.

No se recopilarán datos manifiestamente innecesarios y, si se recibieran, se suprimirán sin dilación indebida conforme a la normativa aplicable.

EL COLEGIO mantendrá un Libro-Registro confidencial de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas, que no será público. Los datos personales vinculados a dicho registro se conservarán únicamente durante el periodo necesario y proporcionado y, en ningún caso, durante más de diez años.

Las personas interesadas podrán ejercer los derechos que procedan conforme a la normativa de protección de datos mediante solicitud dirigida a canaldenuncias@madredediosmadrid.es, sin perjuicio de las limitaciones necesarias para preservar la identidad de la persona informante, el buen fin de la investigación y los derechos de terceros.

Confidencialidad, derechos y prohibición de represalias

La identidad de la persona informante, de la persona afectada y de cualquier tercero mencionado se protegerá durante toda la tramitación. La identidad de la persona informante no se comunicará a la persona afectada y solo podrá revelarse en los supuestos legalmente previstos y ante la autoridad competente.

La persona afectada conservará sus derechos a la presunción de inocencia, al honor, a la defensa, a ser informada de los hechos que se le atribuyen y a ser oída en el momento y forma compatibles con el buen fin de la investigación.

EL COLEGIO no tolerará represalias, amenazas de represalia o tentativas de represalia contra quienes comuniquen de buena fe hechos comprendidos en el ámbito del Sistema ni contra las demás personas protegidas por la Ley 2/2023.